แบบทดสอบท้ายบท

1.อธิบายภารกิจหรือกิจกรรมที่สำคัญๆของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้มีอะไรบ้าง

ตอบ
- การจัดหาสื่อประเภทต่างๆ ไว้สาหรับบริการ
- การผลิตสื่อเพื่อนามาใช้ในการเรียนการสอน
- การจัดระบบ จัดเก็บ แยกหมวดหมู่และจัดทาทะเบียน
- การบริการให้ยืมวัสดุ เครื่องมืออุปกรณ์
- การให้คาปรึกษา แนะนาการใช้และการผลิตสื่อ
- การวิจัยและพัฒนาสื่อ

2. ถ้าหากพิจารณาบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ จะประกอบด้วยบุคคลด้านใดบ้าง

ตอบ
- ด้านบริหาร โดยต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ จุดมุ่งหมายและภารกิจต่างๆ ให้ครอบคลุมงานหรือสิ่งที่ต้องทำการจัดดาเนินงาน การจัดบุคลากร การนิเทศ การติดต่อประสานงาน การทำงบประมาณ การกำหนดมาตรฐานของงาน เพื่อให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้
- ด้านการบริการ เป็นภารกิจของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ที่นาโครงการต่างๆออกสู่ กลุ่มเป้าหมาย
- ด้านการผลิตสื่อ ทำหน้าที่ในการออกแบบและผลิตสื่อการเรียนการสอน
- ด้านวิชาการ ศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ต้องมีบทบาทและหน้าที่ในการศึกษาค้นคว้า พัฒนาและเผยแพร่ผลงาน
- ด้านการปรับปรุงการเรียนการสอน ศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ต้องมีภารกิจหน้าที่ความรับผิดชอบต่อการศึกษาเป็นสำคัญในการจัดหาสื่อมาใช้ในการเรียนการสอนให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและเนื้อหาแต่ละวิชา
- ด้านกิจกรรมอื่น


3. ผู้ปฏิบัติงานในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้ จำแนกเป็นประเภทที่สำคัญได้กี่ประเภท

ตอบ

1. บุคลากรทางวิชาชีพ (Professional Staff)

2. บุคลากรกึ่งวิชาชีพ (Paraprofessional Staff) บุคลากรกึ่งวิชาชีพ คือ บุคคลที่ได้วุฒิประกาศนียบัตรวิชาชีพโดยมีหน้าที่ช่วยเหลือบุคลากรทางวิชาชีพเกี่ยวกับด้านเทคนิคหรือด้านบริการ

3. บุคลากรที่ไม่มีความรู้ทางวิชาชีพ (Non-professional Staff) บุคลากรประเภทนี้ทำหน้าที่ทางด้านธุรกิจ เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ ฯลฯ ซึ่งจะมีคุณวุฒิหลากหลายจะใช้ความรู้ความชำนาญเฉพาะในหน้าที่ของตน ดังนั้นจะเห็นได้ว่าจานวนบุคคลในแต่ละประเภทจะมีมากหรือน้อยย่อมขึ้นอยู่กับนโยบาย ขนาดหรือปริมาณของงาน ขอบเขตของการให้บริการ ลักษณะของระบบงานบริการ จานวนผู้ใช้บริการ และงบประมาณของศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้แต่ละแห่งเป็นสำคัญ

4. ท่านมีขั้นตอนในการจัดหาสื่อการเรียนการสอน มาใช้บริการในศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้อย่างไร จงอธิบาย

ตอบ

ขั้นตอนที่ 1 เป็นขั้นการสำรวจสภาพของสื่อในสถานศึกษาเพื่อสำรวจหาข้อเท็จจริงเบื้องต้นเป็นข้อมูลมาประกอบการจัดหา

ขั้นตอนที่ 2 การสำรวจสถานที่ เป็นขั้นตอนการสำรวจวางแผนจะให้สถานที่ส่วนใดบ้างในการทำกิจกรรม เพื่อเป็นการตรวจสอบดูว่ามีสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวกที่ต้องการมีเพียงพอแล้วหรือยังและจะต้องการจัดหาอะไรเพิ่มเติมบ้าง

ขั้นตอนที่ 3 การสำรวจความต้องการของผู้ใช้ เพื่อต้องการทราบถึงความต้องการใช้สื่อประเภทต่างๆ โดยนำข้อมูลที่ได้ไปดำเนินการจัดหาให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ดังนั้นก่อนการจัดหาหรือจัดซื้อสื่อมาไว้บริการ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสำรวจและศึกษาความต้องการของผู้ใช้ก่อนเสมอ

ขั้นตอนที่ 4 เป็นขั้นการจัดหา โดยนำข้อมูลที่ได้มาจากความต้องการแล้วทำเป็นโครงการสั้นๆ หรือโครงการระยะยาวเพื่อวางแผนในเรื่องงบประมาณในการจัดหาต่อไป

5. อธิบายวิธีการจัดซื้อจัดหาวัสดุครุภัณฑ์เพื่อมาใช้ในกิจกรรมและบริการ ท่านมีหลักเกณฑ์สำคัญ อะไรบ้าง

ตอบ

1. ความคงทน(Ruggedness) โดยพิจารณาถึงวัสดุที่ประกอบเป็นตัวเครื่องให้ความคงทนแข็งแรง ไม่แตกหักง่าย

2. ความสะดวกในการใช้งาน (Ease of Operation) โดยพิจารณาถึงการควบคุม การบังคับกลไกไม่ซับซ้อนจนเกินไปหรือมีปุ่มต่างๆมากมายเกินไป

3. ความกะทัดรัด (Portability) โดยพิจารณาถึงขนาดของตัวเครื่อง น้ำหนัก ความสะดวกในการเก็บและเคลื่อนย้าย

4. คุณภาพของเครื่อง(Quality of Peration) เป็นการพิจารณาเกี่ยวกับมาตรฐานที่ประกอบรวมกันเป็นไปตามคุณสมบัติต้องการใช้งานเพียงใด
5. การออกแบบ (Design) เป็นการพิจารณาเกี่ยวกับรูปลักษณ์ว่าสวยงามมีความทันสมัย การติดตั้งอุปกรณ์ประกอบออกแบบให้ใช้ได้ง่าย
6. ความปลอดภัย (Safety) เป็นการพิจารณาว่ามีส่วนใดส่วนหนึ่งที่น่าจะเกิดอุบัติเหตุหรืออันตรายได้ง่ายขณะใช้งาน
7. ความสะดวกในการบำรุงรักษาละซ่อมแซม (Ease of Maitenance and Repair) เป็นการพิจารณาว่ามีส่วนประกอบใดที่ยุ่งยากต่อการซ่อมแซมหรือมีความยากลำบากในการดูแลรักษาหรือมีส่วนประกอบที่เป็นเทคโนโลยีขั้นสูงเมื่อชำรุดแล้วไม่สามารถซ่อมแซมได้เลย
8. ราคา (Cost) ในการจัดซื้อจัดหาวัสดุอุปกรณ์มาใช้หรือเพื่อบริการควรคำนึงถึงราคาซึ่งไม่แพงเกินไปที่สำคัญพิจารณาถึงความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการใช้งานแล้วจึงนำไปเปรียบเทียบกับยี่ห้ออื่น เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดเหมาะสมกับราคาและคุณภาพของเครื่องมืออุปกรณ์นั้น
9. ชื่อเสียงของบริษัทผู้ผลิต(Reputation of Manufacturer) การพิจารณาบริษัทผู้ผลิตเพื่อจะได้ทราบว่าวัสดุอุปกรณ์ที่ซื้อนั้นมีจำนวนและรุ่นที่ผลิตออกมามากน้อยพียงใด หากเป็นบริษัทที่มั่นคงมีชื่อเสียงจะเห็นได้ว่ามีระบบการผลิต ระบบการจัดการอื่นๆ ที่ได้มาตรฐาน ทำให้วัสดุอุปกรณ์มีคุณภาพและน่าเชื่อถือ
10. การบริการซ่อมแซม (Available Service) อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ควรเป็นแบบที่สามารถซ่อมแซมได้ง่าย รวดเร็วและมีบริการดูแลบำรุงรักษาที่เอาใจใส่ดูแลบำรุงสม่ำเสมอและมีอะไหล่สำรองไว้เพียงพอหรือเมื่อมีปัญหาทางบริษัทสามารถแก้ปัญหาให้รวดเร็ว


6. การบริหารงานบุคคล หมายถึงอะไร

ตอบ การบริหารงานบุคคล หมายถึง ศิลปะในการสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้ามาทางานในองค์การ มอบหมายงาน พัฒนาบุคคลและให้พ้นจากงาน โดยคานึงถึงประสิทธิภาพของเป้าหมายหรือบริการของศูนย์ฯ หรือหน่วยงานเป็นสำคัญ


7. หลักการบริหารงานบุคคลมีกี่ ระบบ อะไรบ้าง

ตอบ 2 ระบบ ได้แก่
1. ระบบคุณธรรม Merit System ใช้หลักเกณฑ์
1.1 หลักความเสมอภาค เช่น มีสิทธิสอบได้ทุก
1.2 หลักความสามารถ เช่น คัดเลือกผู้มีความสามารถสูงไว้ก่อน
1.3 หลักความมั่นคง เช่น ถ้าไม่ผิดวินัย ก็ไม่ถูกลงโทษให้ออก อยู่จนเกษียณ
1.4 หลักความเป็นกลางทางการเมือง เช้า ห้ามข้าราชการเป็นกรรมการบริษัท
2. ระบบอุปถัมภ์ Patronage System ยึดถือพวกพ้อง เครือญาติ หรือผู้มีอุปการะคุณ


8. การจำแนกตำแหน่งได้กี่ประเภท

ตอบ ตำแหน่ง 3 ประเภท
1.จำแนกตาแหน่งตามลักษณะตำแหน่ง Position Classification เป็นการจำแนกตำแหน่งโดยถือลักษณะความรับผิดชอบของตาแหน่งเป็นสำคัญ เช่น กลุ่มเจ้าหน้าที่ธุรการ การเงิน นิติกร วิศวกร เป็นต้น
2.การจำแนกตำแหน่งตามลักษณะยศ Rank Classification เป็นการจำแนกตำแหน่งตามตำแหน่งที่ประกอบกับชั้นยศ ใช้กับทหาร ตำรวจ
3. การจำแนกตำแหน่งตามลักษณะชั้นยศทางวิชาการ Academic Rank Classification จำแนกตามคุณลักษณะความเชี่ยวชาญ วิชาการ เช่น ครู อาจารย์


9. ขั้นตอนของกระบวนการวางแผนกำลังคนได้แก่อะไรบ้าง

ตอบ 1. ศึกษานโยบายและแผนขององค์การ กระบวนการวางแผนกาลังคนต้องให้สอดคล้องกับนโยบายและแผนขององค์การ และ

2. การตรวจสภาพกาลังคน ; ค้นหาอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับสภาพกาลังคนที่มีอยู่ในองค์การ

3. การพยากรณ์ความต้องการกาลังคน คล้ายกับการตรวจสภาพกาลังคน แต่การพยากรณ์มุ่งเน้นอนาคต

4. การเตรียมหาคนสาหรับอนาคต

10. การวางแผนกำลังคนที่ดีต้องทราบอะไรบ้าง

ตอบ 1. ภาระงาน Workload หน้าที่ความรับผิดชอบชั่วโมงงาน

2. การออกแบบงาน Job Design เป็นการออกแบบโครงสร้างงานต่างๆ ทั้งองค์การว่ามีกลุ่มงานอะไรบ้าง

3. การวิเคราะห์งาน Job Analysis วิเคราะห์งานแต่ละตำแหน่ง กาหนดคุณลักษณะที่จาเป็นแต่ละตำแหน่ง

4. รายละเอียดของตำแหน่งงาน Job Description เป็นการกำหนดชื่อตำแหน่งงานที่ต้องปฏิบัติ

5. คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง Job Specification เป็นการกำหนดรายละเอียดในตำแหน่งลึกลงไปอีก

6. การทาให้งานมีความหมาย Job Enrichment เป็นวิธีการจูงใจและพัฒนาบุคลากรให้เกิดความพึงพอใจในการทำงาน

11. บุคลากรด้านทรัพยากรการเรียนรู้มีกี่ประเภท

ตอบ มี 3 ประเภท

1. ด้านบริหาร โดยต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ จุดมุ่งหมายและภารกิจต่างๆ ให้ครอบคลุมงานหรือสิ่งที่ต้องทำ การจัดดำเนินงาน การจัดบุคลากร การนิเทศ การติดต่อประสานงาน การทำงบประมาณ การกำหนดมาตรฐานของงานเพื่อให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้

2. ด้านการบริการ เป็นภารกิจของศูนย์สื่อการศึกษาที่นาโครงการต่างๆออกสู่ กลุ่มเป้าหมาย เช่น บริการด้านการจัดหาสื่อ บริการด้านการใช้สื่อ ด้านการบำรุงรักษา ด้านการให้คำปรึกษา ห้องปฏิบัติการทางภาษา ห้องปฏิบัติการเรียนรู้ด้วยตนเองเป็นต้น ซึ่งแนวทางในการกำหนดภารกิจด้านบริการควรสะท้อนปรัชญาที่ยึดความต้องการของกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก

3. บุคลากรด้านการผลิตสื่อ

คำถามท้ายหน่วยการเรียนรู้ เรื่อง ประเภท และหลักการจัดหาทรัพยากรการเรียนรู้

1. ข่าวของมหาวิทยาลัยบูรพาในหน้าหนังสือพิมพ์จัดอยู่ใน ประเภทของทรัพยากรการเรียนรู้ใด และมีชื่อเรียกว่าอะไร

ตอบ ข่าวของมหาวิทยาลัยบูรพาในหน้าหนังสือพิมพ์จัดอยู่ใน สื่อทรัพยากรการเรียนรู้ที่ตีพิมพ์ และมีชื่อเรียกว่าสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง ซึ่งข่าวของมหาวิทยาลัยบูรพาถูกตีพิมพ์ในหน้าหนังสือพิมพ์รายวัน คือ สิ่งพิมพ์ที่กำหนดออกเป็นประจำทุกวัน เพื่อนำเสนอข่าว และเหตุการณ์ความเคลื่อนไหวใหม่ ๆ ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ

2. ถ้าต้องการคัดเลือกสื่อวีดิทัศน์มาให้บริการนิสิตจะมีหลักการอย่างไร ในการคัดเลือกสื่อดังกล่าว   

                                                          ตอบ 1. กำหนดเกณฑ์การประเมินเพื่อคัดเลือกทรัพยากรการเรียนรู้แต่ละประเภทให้ชัดเจน

    2. ต้องสัมพันธ์กับหลักสูตรการเรียนการสอนในสถานศึกษานั้น ๆ

    3. เนื้อหาถูกต้อง ทันสมัย น่าสนใจ นำเสนอเนื้อหาได้ดีเป็นลำดับขั้นตอน 

    4. เหมาะสมกับวัย ระดับชั้น ความรู้ และประสบการณ์

    5. สื่อทรัพยากรการเรียนรู้ที่ไม่ตีพิมพ์ สะดวกในการใช้ ไม่ซับซ้อนยุ่งยากจนเกินไป

    6. สื่อทรัพยากรการเรียนรู้ที่ไม่ตีพิมพ์ มีคุณภาพ มีเทคนิคการผลิตที่ดี 

       มีความชัดเจนและเป็นจริง   

    

    7. สื่อทรัพยากรการเรียนรู้ที่ไม่ตีพิมพ์ ราคาไม่แพงเกินไป

    8. สื่อทรัพยากรการเรียนรู้ที่ไม่ตีพิมพ์ ถ้าจะผลิตเองควรคุ้มกับเวลาและการลงทุน

3. การจัดซื้อทรัพยาการเรียนรู้มีกี่วิธีการ อะไรบ้าง

ตอบ มี 4 วิธได้แก่
                                                       
1. สั่งซื้อโดยตรง : ในประเทศ / ต่างประเทศ  

2. สั่งซื้อผ่านร้าน/ตัวแทนจำหน่าย : ในประเทศ / ต่างประเทศ 

3. เว็บไซต์ : ในประเทศ / ต่างประเทศ     

4. จัดซื้อในรูปภาคีร่วมกับศูนย์ทรัพยากรการเรียนรู้สถาบันอุดมศึกษาอื่นๆ

แบบฝึกหัดท้ายหน่วยการเรียนรู้ที่ 9

 การประสานงาน (Coordinating)

     การประสานงาน (Coordinating) หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อให้งานและหน้าที่ฝ่ายต่าง ๆ ร่วมมือปฏิบัติเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวไม่ทำงานซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งหรือก้าวก่ายหน้าที่กัน ทั้งนี้เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะของการประสานงาน (Nature of Coordination)

การประสานงานเป็นการประสมประสานระหว่างทรัพยากรที่นำมาเป็นปัจจัยการผลิต

(Input) สั่งเข้าไปในกระบวนการดำเนินงาน 

(Process) แล้วจะได้ผลผลิตออกมา 

(Output) อย่างมีประสิทธิภาพดังภาพที่ 13.1 การประสานงานอาจจะเกิดขึ้นได้ทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและรูปแบบที่ไม่เป็นทางการก็ได้ ลักษณะของการประสานงานภายในองค์การถือได้ว่ามีการ
ประสานงานอยู่ 3 ระดับ คือ การประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชามายังผู้ใต้บังคับบัญชา 

(Top down) การประสานงานระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชามายังผู้บังคับบัญชา 

(Bottom up) โดยการประสานงานทั้ง 2 ประเภทนี้ถือเป็นการประสานงานแนวดิ่ง (Vertical) แต่ถ้าหากเป็นการประสานงานของพนักงานระดับเดียวกัน ถือได้ว่าเป็นการประสานงานในแนวนอนหรือแนวราบ 

(Horizontal) แต่ถ้าเป็นการประสานงานกับภายนอกองค์การธุรกิจ จะต้องติดต่อกับหน่วยงานรัฐบาล ลูกค้า สังคม คู่แข่งขัน ฯลฯ

ข้อปัจจัยการผลิต		กระบวนการดำเนินงาน		ผลิตผล
คน		การวางแผน		สินค้า
เงินทุน		การจัดองค์การ		บริการที่องค์การต้องการ
วัสดุอุปกรณ์		การจัดคนเข้าทำงาน		ฯลฯ
เทคโนโลยี		การสั่งการ
		การควบคุม

ตารางแสดงความสอดคล้องของกระบวนการบริหาร

สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน

1.  การจัดวางหน่วยงานที่ง่ายและเหมาะสม

2.  การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องกัน 

3.  การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี 

4.  มีเหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ 

5.  การประสานงานโดยวิธีควบคุม

1.  การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย 

(Simplified Organization)

ในองค์การธุรกิจทั่วไปแล้ว การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง 

ก.การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจำเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกันเนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทำงานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น 

ข.  การแบ่งตามหน้าที่ 

ค.  การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง 

2.การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน 

(Harmonized Program and Policies)

3.การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี 

(Well – Designed Methods of Communication)

เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่ 

ก.  แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers) 

ข.  รายงานเป็นหนังสือ (Written report) 

ค.  เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายในโรงพิมพ์ เป็นต้น

4.เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ

(Aids to Voluntary Coordination)

การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของพนักงาน

5. ประสานงานโดยวิธีควบคุม

(Coordination through Supervision)

หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดำเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและ จะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น 

ความสำคัญของการประสานงาน

1.  การประสานงานเป็นกระบวนการในการบริหาร 

2.  การประสานงานเป็นระเบียบธรรมเนียมในการบริหารงาน 

3.  การประสานงานเป็นหน้าที่ของนักบริหารหรือหัวหน้างาน

ประเภทของการประสานงาน (Types of Coordination)

ประเภทของการประสานงานแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ ๆ ด้วยกันคือ 

1.การประสานงานภายในองค์การและภายนอกองค์การ การประสานงานภายในองค์การ หมายถึง การประสานงานภายในหน่วยงานหรือองค์การนั้น ๆ ส่วนการประสานงานภายนอกองค์การเป็นการประสานงานระหว่างหน่วยงานหรือการติดต่อกับบุคลลภายนอกต่าง ๆ 

2.การประสานงานในแนวดิ่ง และการประสานงานในแนวราบ การประสานงานในแนวดิ่ง หมายถึง การประสานงานจากผู้บังคับบัญชามาสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา (Top down) และการประสานงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปยัง

ผู้บังคับบัญชา (Bottom up) ส่วนการประสานงานในแนวราบ หมายถึง การประสานงานในระดับเดียวกัน

เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination)

1.จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

2.การกำหนดอำนาจหน้าที่และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน 

3.การสั่งการและการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ 

4.การใช้คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ประสานงานโดยเฉพาะ

การประสานงานภายในองค์การ 

5.การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ 

6.การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา 

7.การติดตามผล 

อุปสรรคของการประสานงาน

1.การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทำให้การติดต่อประสานงาน

ที่ควรดำเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้ 

2.การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ 

3.การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ 

ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน 

4.การก้าวก่ายหน้าที่การงาน 

5.การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การทำงานเป็นระบบที่ดี

ของความร่วมมือขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน 

6.การขาดการนิเทศงานที่ดี 

7.ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม 

8.การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน

9.ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิด

มีความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น

10.การทำหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจไม่ชัดแจ้งทำให้

ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้

11.ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน

12.เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน

เนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป

ปัจจัยที่ทำให้เกิดการประสานงานที่ดี

1.ต้องมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี 

2.ความร่วมมือของผู้ปฏิบัติงานเองและต้องเป็นไปโดยอัตโนมัติ 

3.สร้างขวัญและกำลังใจของคนในองค์การ 

4.ผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความรู้ความสามารถในการเป็นผู้นำ ควรสั่งงานโดยใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ตามโอกาสที่ควรจะเป็น

5.มีการประชุม / ปรึกษาหารือ 

6.การฝึกอบรมทำให้ผู้รับการอบรมทราบถึงนโยบายใหม่ ๆ และวิธีการปฏิบัติงาน 

7.มีการวางแผนงานที่ดีซึ่งจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าจะต้องปฏิบัติงานอะไร

ประโยชน์ของการประสานงาน

1.ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายโดยราบรื่นและรวดเร็ว 

2.ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานให้น้อยลงและสามารถเพิ่มผลผลิตของงานมากขึ้น 

3.ช่วยประหยัดเงิน วัสดุ และสิ่งของในการดำเนินงาน 

4.ช่วยให้ทุกคนทุกฝ่ายมีความเข้าใจซาบซึ้งถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การได้ดียิ่งขึ้น อันจะเป็นอุปกรณ์ให้การบริหารงานประสบผลสำเร็จด้วยดี 

5.ช่วยสร้างความสามัคคีธรรมในหมู่คณะและความเข้าใจอันดี 

6.ช่วยเสริมสร้างขวัญในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานให้ดีขึ้น 

7.ช่วยลดอันตรายจากการทำงานให้น้อยลง 

8.ช่วยลดข้อขัดแย้งในการทำงาน 

9.ช่วยให้มีการปฏิบัติงานเป็นหมู่คณะ (Teamwork) 

เป็นการช่วยเพิ่มผลสำเร็จของงานให้มากขึ้น 

10.ช่วยให้เกิดความคิดใหม่ ๆ และมีการปรับปรุงอยู่เสมอ 

11.ช่วยกันป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนกันอันทำให้ไม่ประหยัด 

12.ช่วยให้มีการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อแนะนำในการทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นเพื่อการประสานงาน

1.จงพยายามผูกมิตรกับเขาในโอกาสแรกเพื่อสร้างความประทับใจ

2.พึงหลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้ายหัวหน้าคนงานอื่น ๆ เพราะอย่างไรเสียคงจะต้องรู้ถึงหูเขาจนได้ 

3.ถ้าเราผิดพลาดก็ไม่ควรป้ายความผิดพลาดนั้นให้คนอื่น 

4.พึงสรรเสริญหัวหน้างานคนอื่นเมื่อเขาทำความดี 

5.จงช่วยเขาเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน 

6.เมื่อมีงานเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นควรแจ้งให้เขาทราบ 

7.รับฟังคำแนะนำของเขา 

8.ความเห็นของคนอื่น แม้เราจะไม่เห็นด้วยก็ควรฟัง

หลักการรายงานผล (Reporting)สำคัญอย่างไร

คือ  การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน  เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน  เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย  เป้าหมาย  ผลการปฏิบัติงาน  ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน  ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ

    1.1  เพื่อฝึกฝนให้นักศึกษามีนิสัยรักการเขียน
    1.2  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษามีความรู้ ความคิดริเริ่ม รู้จักแสดงความคิดอย่างมีเหตุผล
    1.3  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม
    1.4  เพื่อฝึกให้มีความรู้ความสามารถในการวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
    1.5  เพื่อส่งเสริมและฝึกทักษะทางภาษา
    1.6  เพื่อปูพื้นฐานการศึกษาค้นคว้าและการเขียนรายงานสำหรับการศึกษาในขั้นสูงขึ้น

 ประโยชน์ของการเตรียมโสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ  จะเพิ่มอรรถรสในการ  บรรยายรายงานด้วยวาจาเพราะสามารถช่วยในเรื่อง  ดังนี้

    1.  ผู้รับรายงานสามารถเห็นและคิดได้โดยตรงในทันที
    2.  มีความกระจ่างชัดและสามารถเน้นจุดสำคัญเป็นพิเศษได้ตรงจุด
    3.  ช่วยในการสรุปประเด็น

หลักการจัดการตามแนวทางของ POSDCORB แนวคิดและทฤษฎี Lyndall Urwick (Staffing) (Directing)

Lyndall Urwick เกิดเมื่อวันที่ 3 มีนาคม 1891 (พ.ศ. 2434) เป็นชาวอังกฤษ สำเร็จการศึกษาปริญญาตรีจาก Oxford ตามปกติเมื่อพูดถึงUrwick ก็ต้องพูดถึง Gulick พร้อมๆกันเพราะผลงานของทั้งสองเป็นที่โด่งดังในเรื่อง Organizatio Theory มีคำย่อออกมาสู่สายตาชาวโลก คือ POSDCoRB

   Urwick เสียชีวิตเมื่อ 5 ธันวาคม 1983 (พ.ศ. 2526) แนวความคิดนี้ประยุกต์เพิ่มเติม มาจากแนวความคิดที่ปรมาจารย์ Henri Fayolบัญญัติเอาไว้ โดยต่อยอดให้ชัดเจนขึ้น แนวความคิดจึงค่อนไปทางbureaucratic อยู่บ้าง

·       P = Planning    การวางแผน

·       O = Organizing  การจัดองค์กร

·       S = Staffing    การจัดคนเข้าทำงาน

·       D = Directing   การสั่งการ

·       Co = Co-Ordinating  การประสานงาน

·       R = Reporting   การรายงาน

·       B = Budgeting   การงบประมาณ

POSDCoRB ใช้เป็นเครื่องมือบริหารงานครบวงจรของฝ่ายบริหารระดับสูง เพื่อบริหารองค์กรอย่างมีระบบ โดยเริ่มจาก การวางแผน ตั้งเค้าโครงเป้าหมายที่จะทำ, จัดโครงสร้างองค์กร, จัดคนเข้าตามโครงสร้าง, อำนวยการ สั่งการ ตามลำดับชั้น ให้งานเดินไปสู่เป้าหมาย

    จากนั้นจะต้องมีการประสานงานระหว่างฝ่าย แผนกต่างๆ ให้มีความต่อเนื่องกัน โดยมีการรายงานเพื่อให้ทราบผลการปฏิบัติงาน และสุดท้ายมีงบประมาณไว้คอยควบคุมทางการเงินให้เป็นไปตามเป้าหมาย

ข้อดีของ POSDCoRB คือ

·       ครอบคลุมการบริหารงานทั้งองค์กร

·       ใช้ได้กับทุกยุคทุกสมัย ไม่ตกรุ่น

·       เข้าใจง่าย ชัดเจน

·       ใช้ได้กับองค์กรทุกประเภท

ข้อเสียของ POSDCoRB คือ

·       ใช้ได้กับภาพรวมองค์กรเท่านั้น

·       ต้องได้รับความร่วมมือทั้งองค์กร

POSDCoRB ใช้บริหารงาน.ให้มีประสิทธิภาพ โดยยึดหลักการแบ่งงานกันทำตามหน้าที่ ตามความถนัด โดยแบ่งงานให้เป็นตามกระบวนการ วัตถุประสงค์ และหน่วยงานที่จะต้องจัดองค์กร โดยรูปแบบจะเป็นรูปสามเหลี่ยมปิรามิด มีสายการบังคับที่ชัดเจน โดยมีกรอบงบประมาณป็นตัวควบคุม

ศาสตราจารย์ Luthes Gulick และศาสตราจารย์ LyndallUrwick ที่ได้นำหลักการจัดการของ Fayol มาปรับปรุงประยุกต์กับการบริหารราชการ เขาได้เสนอแนะการจัดหน่วยงานในทำเนียบแก่ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา

เพื่อให้ตอบคำถามว่า อะไรคืองานของประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา ในที่สุดได้คำตอบสั้น ๆ คือ POSDCoRB

Model ซึ่งก็หมายถึงกระบวนการบริหาร 7 ประการ

การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน (Staffing) 

ความสำคัญของ “ ทรัพยากรมนุษย์ ” ในองค์การและความจำเป็นในการจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน

ในการบริหารงานขององค์การนั้น ความมุ่งหมายหลักคือ การต้องการให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างประหยัด มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอีกทั้งพัฒนาให้ก้าวหน้าทันต่อการเปลี่ยนแปลง สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ ซึ่งทรัพยากรพื้นฐานที่สำคัญของการบริหารคือ ทรัพยากรมนุษย์ เงินทุน และวัสดุอุปกรณ์ 

      การจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในองค์การ จึงเป็นกระบวนการหนึ่งของนักบริหารที่ต้องดำเนินการต่อจากการวางแผนและการจัดองค์การ กล่าวคือ เมื่อได้มีการวางแผนงาน จัดแบ่งงานและกำหนดโครงสร้างขององค์การแล้ว นักบริหารก็จะต้องทำการจัดหาคนเข้าทำงานตามตำแหน่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสม

 (Put the right man on the right job) “ การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน” 

(Staffing) จึงครอบคลุมถึงภารกิจที่เกี่ยวข้องกันเป็นกระบวนการดังต่อไปนี้ 

1.  การวางแผนกำลังคน

2.  การสรรหาบุคคล

3.  การคัดเลือกบุคคล

4.  การบรรจุแต่งตั้ง

5.  การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคคล

6.  การประเมินผลการปฏิบัติงาน

7.  การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

การวางแผนกำลังคน (Human Resource Planning)

   หมายถึง การคาดการณ์เกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรบุคคลขององค์การทั้งในแง่ปริมาณและคุณภาพ 

   วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนกำลังคน คือ

   1.  เพื่อให้มีทรัพยากรบุคคลทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ สมดุลย์กับปริมาณงานที่ต้องทำในอนาคต

   2.  เพื่อตอบสนองต่อความต้องการต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป

   3.  เพื่อใช้ข้อมูลที่ได้จากการวางแผนกำลังคน เป็นประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ลักษณะสำคัญของการวางแผนกำลังคน

1.  เป็นงานขั้นแรกของการจัดหาบุคลากร ก่อนที่จะดำเนินการรับคนเข้าทำงาน

2.  เป็นงานที่ผู้บริหารต้องทำ การวิเคราะห์ปริมาณงาน เพื่อคาดคะเนถึงจำนวนงานที่ต้องทำในอนาคต แล้วแปลออกมาเป็นปริมาณคนที่ต้องการ

3.  การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งหมายถึง การศึกษาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับงานในตำแหน่งหน้าที่ทุกตำแหน่งในองค์การ โดยศึกษาว่าแต่ละงานมีลักษณะการทำงานหรือกระบวนวิธีการทำงานอย่างไรบ้าง มีขอบเขตความรับผิดชอบแค่ไหน ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการทำงานนั้นรวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน และคุณสมบัติด้านต่าง ๆ ของบุคคลที่เหมาะสมจะทำงาน

4.  คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นเอกสารที่อธิบายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วิธีการทำงาน และลักษณะงานของงานแต่ละตำแหน่ง

  5.  คำบรรยายคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นสำหรับงาน (Job Specification) เป็นเอกสารระบุถึงลักษณะส่วนบุคคลที่จำเป็นต้องมีสำหรับการที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะมีรายละเอียดในเรื่องของ เพศ อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสนใจ 

Directing - การอำนวยการ

หมายถึง การจัดการของผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจในการสั่งการตามหน้าที่ความรับผิดชอบ
ชี้แนะ บุคคล การนิเทศงาน และการติดตามผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผนหรือ
เป้าหมายที่กำหนดไว้

หลักการอำนวยการ

ด้านการวางแผน

มีส่วนในการกำหนดวัตถุประสงค์ กำหนดลักษณะงาน ช่วยตีความนโยบายขององค์กร

ให้บุคลากรทราบ พัฒนาสิ่งใหม่ ปรับปรุงระบบและวิธีปฏิบัติให้ดีขึ้น

อบหมายงาน แบ่งงาน กำหนดมาตรฐาน กำหนดสายบังคับบัญชาและความสัมพันธ์

ระหว่างบุคคล ดูแลการปฏิบัติงาน

ด้านการปฏิบัติการของผู้อำนวยการ

กำหนดการเปลี่ยนแปลงบุคคล ประเมินผลการปฏิบัติแต่ละคน ฝึกบุคคลไว้ทดแทน

ดูแลความสัมพันธ์และขวัญแก่บุคลากร ศึกษาความจำเป็นและต้องการของบุคลากร

ด้านการควบคุม

ติดตามวิธีการและขบวนการปฏิบัติ กำหนดมาตรฐานสำหรับงานแต่ละอย่าง

วัดผลผลิต ตรวจสอบความถูกต้องและปริมาณงาน

ด้านการจัดองค์กร

มอบหมายงาน แบ่งงาน กำหนดมาตรฐาน กำหนดสายบังคับบัญชาและความสัมพันธ์
ระหว่างบุคคล ดูแลการปฏิบัติงาน

ข้อเสนอแนะในการอำนวยการ

- สร้างการมีส่วนร่วมในการบริหาร เพื่อจูงใจ
- จัดหาทรัพยากรต่าง ๆ ให้แต่ละงาน
- ดูแลกิจกรรมสำนักงานให้เป็นไปตามกฎวินัย
- สร้างความสัมพันธ์อันดีแก่กัน
- ลดความสูญเปล่าทั้งด้านวัสดุ เงินทุน เครื่องจักร อุปกรณ์
- ประเมินผลการปฏิบัติเพื่อกำหนดค่าแรงให้เหมาะสม
- สำรวจความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อการบังคับบัญชา
- สร้างผู้ช่วยที่มีความสามารถ
- ช่วยเหลือแนะนำผู้ใต้บังคับบัญชา
- รายงานฝ่ายจัดการระดับสูงทราบถึงผลการปฏิบัติงาน