แบบฝึกหัดท้ายหน่วยการเรียนรู้ที่ 9

 การประสานงาน (Coordinating)

     การประสานงาน (Coordinating) หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อให้งานและหน้าที่ฝ่ายต่าง ๆ ร่วมมือปฏิบัติเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวไม่ทำงานซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งหรือก้าวก่ายหน้าที่กัน ทั้งนี้เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะของการประสานงาน (Nature of Coordination)

การประสานงานเป็นการประสมประสานระหว่างทรัพยากรที่นำมาเป็นปัจจัยการผลิต

(Input) สั่งเข้าไปในกระบวนการดำเนินงาน 

(Process) แล้วจะได้ผลผลิตออกมา 

(Output) อย่างมีประสิทธิภาพดังภาพที่ 13.1 การประสานงานอาจจะเกิดขึ้นได้ทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและรูปแบบที่ไม่เป็นทางการก็ได้ ลักษณะของการประสานงานภายในองค์การถือได้ว่ามีการ
ประสานงานอยู่ 3 ระดับ คือ การประสานงานระหว่างผู้บังคับบัญชามายังผู้ใต้บังคับบัญชา 

(Top down) การประสานงานระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชามายังผู้บังคับบัญชา 

(Bottom up) โดยการประสานงานทั้ง 2 ประเภทนี้ถือเป็นการประสานงานแนวดิ่ง (Vertical) แต่ถ้าหากเป็นการประสานงานของพนักงานระดับเดียวกัน ถือได้ว่าเป็นการประสานงานในแนวนอนหรือแนวราบ 

(Horizontal) แต่ถ้าเป็นการประสานงานกับภายนอกองค์การธุรกิจ จะต้องติดต่อกับหน่วยงานรัฐบาล ลูกค้า สังคม คู่แข่งขัน ฯลฯ

ข้อปัจจัยการผลิต		กระบวนการดำเนินงาน		ผลิตผล
คน		การวางแผน		สินค้า
เงินทุน		การจัดองค์การ		บริการที่องค์การต้องการ
วัสดุอุปกรณ์		การจัดคนเข้าทำงาน		ฯลฯ
เทคโนโลยี		การสั่งการ
		การควบคุม

ตารางแสดงความสอดคล้องของกระบวนการบริหาร

สิ่งสำคัญเบื้องต้นของการประสานงาน

1.  การจัดวางหน่วยงานที่ง่ายและเหมาะสม

2.  การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องกัน 

3.  การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี 

4.  มีเหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ 

5.  การประสานงานโดยวิธีควบคุม

1.  การจัดวางหน่วยงานที่ง่าย 

(Simplified Organization)

ในองค์การธุรกิจทั่วไปแล้ว การจัดวางหน่วยงานควรคำนึงถึง 

ก.การแบ่งแผนกซึ่งช่วยในการประสานงาน กล่าวคือ การจัดแผนกต่าง ๆ บางแผนกมีความจำเป็นต้องประสานกันควรอยู่ใกล้ชิดกันเนื่องจากการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการระหว่างผู้ที่ทำงานอันเกี่ยวเนื่องอย่างใกล้ชิดกันมากขึ้น 

ข.  การแบ่งตามหน้าที่ 

ค.  การจัดวางรูปงานและระเบียบการที่ชัดแจ้งแก่ทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้อง 

2.การมีโครงการและนโยบายอันสอดคล้องต้องกัน 

(Harmonized Program and Policies)

3.การมีวิธีติดต่องานภายในองค์การที่ทำไว้ดี 

(Well – Designed Methods of Communication)

เครื่องมือที่ช่วยในการติดต่อส่งข่าวคราวละเอียด ได้แก่ 

ก.  แบบฟอร์มในการปฏิบัติงาน (Working Papers) 

ข.  รายงานเป็นหนังสือ (Written report) 

ค.  เครื่องมือวิทยาศาสตร์ในการติดต่องาน เช่น ระบบการติดต่อภายในโรงพิมพ์ เป็นต้น

4.เหตุที่ช่วยให้มีการประสานงานโดยสมัครใจ

(Aids to Voluntary Coordination)

การประสานงานส่วนมากมักจะเกิดขึ้นจากการร่วมมือโดยสมัครใจของพนักงาน

5. ประสานงานโดยวิธีควบคุม

(Coordination through Supervision)

หัวหน้างานมีหน้าที่จะต้องคอยเฝ้าดูการดำเนินปฏิบัติงานต่าง ๆ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสอดคล้องและ จะต้องใช้วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานทุกระยะจะได้ทราบข้อบกพร่องหาทางแก้ไขให้การปฏิบัติงานถูกต้องยิ่งขึ้น 

ความสำคัญของการประสานงาน

1.  การประสานงานเป็นกระบวนการในการบริหาร 

2.  การประสานงานเป็นระเบียบธรรมเนียมในการบริหารงาน 

3.  การประสานงานเป็นหน้าที่ของนักบริหารหรือหัวหน้างาน

ประเภทของการประสานงาน (Types of Coordination)

ประเภทของการประสานงานแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ ๆ ด้วยกันคือ 

1.การประสานงานภายในองค์การและภายนอกองค์การ การประสานงานภายในองค์การ หมายถึง การประสานงานภายในหน่วยงานหรือองค์การนั้น ๆ ส่วนการประสานงานภายนอกองค์การเป็นการประสานงานระหว่างหน่วยงานหรือการติดต่อกับบุคลลภายนอกต่าง ๆ 

2.การประสานงานในแนวดิ่ง และการประสานงานในแนวราบ การประสานงานในแนวดิ่ง หมายถึง การประสานงานจากผู้บังคับบัญชามาสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา (Top down) และการประสานงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปยัง

ผู้บังคับบัญชา (Bottom up) ส่วนการประสานงานในแนวราบ หมายถึง การประสานงานในระดับเดียวกัน

เทคนิคการประสานงาน (Techniques Coordination)

1.จัดให้มีระบบการติดต่อสื่อสารทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

2.การกำหนดอำนาจหน้าที่และตำแหน่งงานอย่างชัดเจน 

3.การสั่งการและการมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ 

4.การใช้คณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ประสานงานโดยเฉพาะ

การประสานงานภายในองค์การ 

5.การจัดให้มีการประสานงานระหว่างพนักงานในองค์การ 

6.การจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา 

7.การติดตามผล 

อุปสรรคของการประสานงาน

1.การขาดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันจะกลายเป็นสาเหตุทำให้การติดต่อประสานงาน

ที่ควรดำเนินไปด้วยดี ไม่สามารถกระทำได้ 

2.การขาดผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความสามารถ 

3.การปฏิบัติงานไม่มีแผน ซึ่งเป็นการยากที่จะให้บุคคลอื่น ๆ 

ทราบวัตถุประสงค์และวิธีการในการทำงาน 

4.การก้าวก่ายหน้าที่การงาน 

5.การขาดการติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การทำงานเป็นระบบที่ดี

ของความร่วมมือขาดความเข้าใจซึ่งกันและกัน 

6.การขาดการนิเทศงานที่ดี 

7.ความแตกต่างกันในสภาพและสิ่งแวดล้อม 

8.การดำเนินนโยบายต่างกันเป็นอุปสรรคต่อการประสานงาน

9.ประสิทธิภาพของหน่วยงานต่างกันจะเป็นการยากที่จะก่อให้เกิด

มีความร่วมมือและประสานงานกันเพราะแสดงว่ามีฝีมือคนละชั้น

10.การทำหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจไม่ชัดแจ้งทำให้

ผู้ปฏิบัติงานเกิดความกังวลใจและอาจไปก้าวก่ายงานของบุคคลอื่นก็ได้

11.ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน

12.เทคนิคและวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน

เนื่องมาจากการกุมอำนาจหรือการกระจายอำนาจมากเกินไป

ปัจจัยที่ทำให้เกิดการประสานงานที่ดี

1.ต้องมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี 

2.ความร่วมมือของผู้ปฏิบัติงานเองและต้องเป็นไปโดยอัตโนมัติ 

3.สร้างขวัญและกำลังใจของคนในองค์การ 

4.ผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหารที่มีความรู้ความสามารถในการเป็นผู้นำ ควรสั่งงานโดยใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ตามโอกาสที่ควรจะเป็น

5.มีการประชุม / ปรึกษาหารือ 

6.การฝึกอบรมทำให้ผู้รับการอบรมทราบถึงนโยบายใหม่ ๆ และวิธีการปฏิบัติงาน 

7.มีการวางแผนงานที่ดีซึ่งจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าจะต้องปฏิบัติงานอะไร

ประโยชน์ของการประสานงาน

1.ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายโดยราบรื่นและรวดเร็ว 

2.ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานให้น้อยลงและสามารถเพิ่มผลผลิตของงานมากขึ้น 

3.ช่วยประหยัดเงิน วัสดุ และสิ่งของในการดำเนินงาน 

4.ช่วยให้ทุกคนทุกฝ่ายมีความเข้าใจซาบซึ้งถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การได้ดียิ่งขึ้น อันจะเป็นอุปกรณ์ให้การบริหารงานประสบผลสำเร็จด้วยดี 

5.ช่วยสร้างความสามัคคีธรรมในหมู่คณะและความเข้าใจอันดี 

6.ช่วยเสริมสร้างขวัญในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานให้ดีขึ้น 

7.ช่วยลดอันตรายจากการทำงานให้น้อยลง 

8.ช่วยลดข้อขัดแย้งในการทำงาน 

9.ช่วยให้มีการปฏิบัติงานเป็นหมู่คณะ (Teamwork) 

เป็นการช่วยเพิ่มผลสำเร็จของงานให้มากขึ้น 

10.ช่วยให้เกิดความคิดใหม่ ๆ และมีการปรับปรุงอยู่เสมอ 

11.ช่วยกันป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนกันอันทำให้ไม่ประหยัด 

12.ช่วยให้มีการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อแนะนำในการทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นเพื่อการประสานงาน

1.จงพยายามผูกมิตรกับเขาในโอกาสแรกเพื่อสร้างความประทับใจ

2.พึงหลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้ายหัวหน้าคนงานอื่น ๆ เพราะอย่างไรเสียคงจะต้องรู้ถึงหูเขาจนได้ 

3.ถ้าเราผิดพลาดก็ไม่ควรป้ายความผิดพลาดนั้นให้คนอื่น 

4.พึงสรรเสริญหัวหน้างานคนอื่นเมื่อเขาทำความดี 

5.จงช่วยเขาเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน 

6.เมื่อมีงานเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นควรแจ้งให้เขาทราบ 

7.รับฟังคำแนะนำของเขา 

8.ความเห็นของคนอื่น แม้เราจะไม่เห็นด้วยก็ควรฟัง

หลักการรายงานผล (Reporting)สำคัญอย่างไร

คือ  การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน  เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน  เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย  เป้าหมาย  ผลการปฏิบัติงาน  ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน  ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ

    1.1  เพื่อฝึกฝนให้นักศึกษามีนิสัยรักการเขียน
    1.2  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษามีความรู้ ความคิดริเริ่ม รู้จักแสดงความคิดอย่างมีเหตุผล
    1.3  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม
    1.4  เพื่อฝึกให้มีความรู้ความสามารถในการวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
    1.5  เพื่อส่งเสริมและฝึกทักษะทางภาษา
    1.6  เพื่อปูพื้นฐานการศึกษาค้นคว้าและการเขียนรายงานสำหรับการศึกษาในขั้นสูงขึ้น

 ประโยชน์ของการเตรียมโสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ  จะเพิ่มอรรถรสในการ  บรรยายรายงานด้วยวาจาเพราะสามารถช่วยในเรื่อง  ดังนี้

    1.  ผู้รับรายงานสามารถเห็นและคิดได้โดยตรงในทันที
    2.  มีความกระจ่างชัดและสามารถเน้นจุดสำคัญเป็นพิเศษได้ตรงจุด
    3.  ช่วยในการสรุปประเด็น