หลักการจัดการตามแนวทางของ POSDCORB แนวคิดและทฤษฎี Lyndall Urwick (Staffing) (Directing)

Lyndall Urwick เกิดเมื่อวันที่ 3 มีนาคม 1891 (พ.ศ. 2434) เป็นชาวอังกฤษ สำเร็จการศึกษาปริญญาตรีจาก Oxford ตามปกติเมื่อพูดถึงUrwick ก็ต้องพูดถึง Gulick พร้อมๆกันเพราะผลงานของทั้งสองเป็นที่โด่งดังในเรื่อง Organizatio Theory มีคำย่อออกมาสู่สายตาชาวโลก คือ POSDCoRB

   Urwick เสียชีวิตเมื่อ 5 ธันวาคม 1983 (พ.ศ. 2526) แนวความคิดนี้ประยุกต์เพิ่มเติม มาจากแนวความคิดที่ปรมาจารย์ Henri Fayolบัญญัติเอาไว้ โดยต่อยอดให้ชัดเจนขึ้น แนวความคิดจึงค่อนไปทางbureaucratic อยู่บ้าง

·       P = Planning    การวางแผน

·       O = Organizing  การจัดองค์กร

·       S = Staffing    การจัดคนเข้าทำงาน

·       D = Directing   การสั่งการ

·       Co = Co-Ordinating  การประสานงาน

·       R = Reporting   การรายงาน

·       B = Budgeting   การงบประมาณ

POSDCoRB ใช้เป็นเครื่องมือบริหารงานครบวงจรของฝ่ายบริหารระดับสูง เพื่อบริหารองค์กรอย่างมีระบบ โดยเริ่มจาก การวางแผน ตั้งเค้าโครงเป้าหมายที่จะทำ, จัดโครงสร้างองค์กร, จัดคนเข้าตามโครงสร้าง, อำนวยการ สั่งการ ตามลำดับชั้น ให้งานเดินไปสู่เป้าหมาย

    จากนั้นจะต้องมีการประสานงานระหว่างฝ่าย แผนกต่างๆ ให้มีความต่อเนื่องกัน โดยมีการรายงานเพื่อให้ทราบผลการปฏิบัติงาน และสุดท้ายมีงบประมาณไว้คอยควบคุมทางการเงินให้เป็นไปตามเป้าหมาย

ข้อดีของ POSDCoRB คือ

·       ครอบคลุมการบริหารงานทั้งองค์กร

·       ใช้ได้กับทุกยุคทุกสมัย ไม่ตกรุ่น

·       เข้าใจง่าย ชัดเจน

·       ใช้ได้กับองค์กรทุกประเภท

ข้อเสียของ POSDCoRB คือ

·       ใช้ได้กับภาพรวมองค์กรเท่านั้น

·       ต้องได้รับความร่วมมือทั้งองค์กร

POSDCoRB ใช้บริหารงาน.ให้มีประสิทธิภาพ โดยยึดหลักการแบ่งงานกันทำตามหน้าที่ ตามความถนัด โดยแบ่งงานให้เป็นตามกระบวนการ วัตถุประสงค์ และหน่วยงานที่จะต้องจัดองค์กร โดยรูปแบบจะเป็นรูปสามเหลี่ยมปิรามิด มีสายการบังคับที่ชัดเจน โดยมีกรอบงบประมาณป็นตัวควบคุม

ศาสตราจารย์ Luthes Gulick และศาสตราจารย์ LyndallUrwick ที่ได้นำหลักการจัดการของ Fayol มาปรับปรุงประยุกต์กับการบริหารราชการ เขาได้เสนอแนะการจัดหน่วยงานในทำเนียบแก่ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา

เพื่อให้ตอบคำถามว่า อะไรคืองานของประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา ในที่สุดได้คำตอบสั้น ๆ คือ POSDCoRB

Model ซึ่งก็หมายถึงกระบวนการบริหาร 7 ประการ

การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน (Staffing) 

ความสำคัญของ “ ทรัพยากรมนุษย์ ” ในองค์การและความจำเป็นในการจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน

ในการบริหารงานขององค์การนั้น ความมุ่งหมายหลักคือ การต้องการให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างประหยัด มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอีกทั้งพัฒนาให้ก้าวหน้าทันต่อการเปลี่ยนแปลง สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ ซึ่งทรัพยากรพื้นฐานที่สำคัญของการบริหารคือ ทรัพยากรมนุษย์ เงินทุน และวัสดุอุปกรณ์ 

      การจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในองค์การ จึงเป็นกระบวนการหนึ่งของนักบริหารที่ต้องดำเนินการต่อจากการวางแผนและการจัดองค์การ กล่าวคือ เมื่อได้มีการวางแผนงาน จัดแบ่งงานและกำหนดโครงสร้างขององค์การแล้ว นักบริหารก็จะต้องทำการจัดหาคนเข้าทำงานตามตำแหน่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสม

 (Put the right man on the right job) “ การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน” 

(Staffing) จึงครอบคลุมถึงภารกิจที่เกี่ยวข้องกันเป็นกระบวนการดังต่อไปนี้ 

1.  การวางแผนกำลังคน

2.  การสรรหาบุคคล

3.  การคัดเลือกบุคคล

4.  การบรรจุแต่งตั้ง

5.  การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคคล

6.  การประเมินผลการปฏิบัติงาน

7.  การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

การวางแผนกำลังคน (Human Resource Planning)

   หมายถึง การคาดการณ์เกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรบุคคลขององค์การทั้งในแง่ปริมาณและคุณภาพ 

   วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนกำลังคน คือ

   1.  เพื่อให้มีทรัพยากรบุคคลทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ สมดุลย์กับปริมาณงานที่ต้องทำในอนาคต

   2.  เพื่อตอบสนองต่อความต้องการต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป

   3.  เพื่อใช้ข้อมูลที่ได้จากการวางแผนกำลังคน เป็นประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ลักษณะสำคัญของการวางแผนกำลังคน

1.  เป็นงานขั้นแรกของการจัดหาบุคลากร ก่อนที่จะดำเนินการรับคนเข้าทำงาน

2.  เป็นงานที่ผู้บริหารต้องทำ การวิเคราะห์ปริมาณงาน เพื่อคาดคะเนถึงจำนวนงานที่ต้องทำในอนาคต แล้วแปลออกมาเป็นปริมาณคนที่ต้องการ

3.  การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งหมายถึง การศึกษาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับงานในตำแหน่งหน้าที่ทุกตำแหน่งในองค์การ โดยศึกษาว่าแต่ละงานมีลักษณะการทำงานหรือกระบวนวิธีการทำงานอย่างไรบ้าง มีขอบเขตความรับผิดชอบแค่ไหน ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการทำงานนั้นรวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน และคุณสมบัติด้านต่าง ๆ ของบุคคลที่เหมาะสมจะทำงาน

4.  คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นเอกสารที่อธิบายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วิธีการทำงาน และลักษณะงานของงานแต่ละตำแหน่ง

  5.  คำบรรยายคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นสำหรับงาน (Job Specification) เป็นเอกสารระบุถึงลักษณะส่วนบุคคลที่จำเป็นต้องมีสำหรับการที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะมีรายละเอียดในเรื่องของ เพศ อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสนใจ 

Directing - การอำนวยการ

หมายถึง การจัดการของผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจในการสั่งการตามหน้าที่ความรับผิดชอบ
ชี้แนะ บุคคล การนิเทศงาน และการติดตามผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผนหรือ
เป้าหมายที่กำหนดไว้

หลักการอำนวยการ

ด้านการวางแผน

มีส่วนในการกำหนดวัตถุประสงค์ กำหนดลักษณะงาน ช่วยตีความนโยบายขององค์กร

ให้บุคลากรทราบ พัฒนาสิ่งใหม่ ปรับปรุงระบบและวิธีปฏิบัติให้ดีขึ้น

อบหมายงาน แบ่งงาน กำหนดมาตรฐาน กำหนดสายบังคับบัญชาและความสัมพันธ์

ระหว่างบุคคล ดูแลการปฏิบัติงาน

ด้านการปฏิบัติการของผู้อำนวยการ

กำหนดการเปลี่ยนแปลงบุคคล ประเมินผลการปฏิบัติแต่ละคน ฝึกบุคคลไว้ทดแทน

ดูแลความสัมพันธ์และขวัญแก่บุคลากร ศึกษาความจำเป็นและต้องการของบุคลากร

ด้านการควบคุม

ติดตามวิธีการและขบวนการปฏิบัติ กำหนดมาตรฐานสำหรับงานแต่ละอย่าง

วัดผลผลิต ตรวจสอบความถูกต้องและปริมาณงาน

ด้านการจัดองค์กร

มอบหมายงาน แบ่งงาน กำหนดมาตรฐาน กำหนดสายบังคับบัญชาและความสัมพันธ์
ระหว่างบุคคล ดูแลการปฏิบัติงาน

ข้อเสนอแนะในการอำนวยการ

- สร้างการมีส่วนร่วมในการบริหาร เพื่อจูงใจ
- จัดหาทรัพยากรต่าง ๆ ให้แต่ละงาน
- ดูแลกิจกรรมสำนักงานให้เป็นไปตามกฎวินัย
- สร้างความสัมพันธ์อันดีแก่กัน
- ลดความสูญเปล่าทั้งด้านวัสดุ เงินทุน เครื่องจักร อุปกรณ์
- ประเมินผลการปฏิบัติเพื่อกำหนดค่าแรงให้เหมาะสม
- สำรวจความคิดเห็นของพนักงานที่มีต่อการบังคับบัญชา
- สร้างผู้ช่วยที่มีความสามารถ
- ช่วยเหลือแนะนำผู้ใต้บังคับบัญชา
- รายงานฝ่ายจัดการระดับสูงทราบถึงผลการปฏิบัติงาน